ERP steht für Enterprise Resource Planning. Wie der Name schon sagt unterstützt ERP-Software somit die Planung der Unternehmensressourcen. Das hört sich erstmal etwas abstrakt an. Deshalb zuerst die Frage: „Was sind Unternehmensressourcen?“ Allgemein versteht man unter den Ressourcen eines Unternehmens dessen Kapital, Betriebsmittel und Personal. „Ressource“ ist aber kein so leicht abzugrenzender Begriff. Letztlich können im Zusammenhang mit ERP-Software auch Kunden als Ressource des Unternehmens betrachtet werden; oder sogar Wissen, Ideen, Geschäftskontakte oder Geistiges Eigentum. Statt lediglich Planung der Unternehmensressourcen handelt es sich in der Praxis zugleich meistens auch um die Verwaltung, bzw. das Management der Unternehmensressourcen.
Auch wenn dies in den Unternehmen zumeist unbewusst geschieht, so habe ich dennoch bei eigentlich fast allen unseren Kunden festgestellt, dass fast jedes auch noch so kleine Unternehmen bereits Software zur Unterstützung der Planung und Verwaltung der Unternehmensressourcen verwendet. Viele Unternehmen verwenden ein Buchhaltungsprogramm, um die Planung der Ressource Kapital zu optimieren. Andere Unternehmen verwenden eine Waren- oder Materialwirtschaftssoftware, um die Ressource Betriebsmittel zu verwalten. Bei anderen Unternehmen ist bereits eine Personalwirtschaftssoftware im Einsatz, um die Ressource Personal zu planen. Auch Wissen, Ideen, Geschäftskontakte und geistiges Eigentum wird bei vielen Unternehmen bereits durch Software verwaltet. Manchmal geschieht dies auch auf sehr schlichte Weise. Im einfachsten Fall wird hierzu lediglich das Adressbuch im E-Mail Programm, oder verschiedene Datensammlungen in Office-Anwendungen wie WORD, ACCESS oder EXCEL verwendet.
Obwohl jedoch somit in den meisten Unternehmen verschiedene dieser Software-Hilfsmittel bereits auf die unterschiedlichste Art bei der Planung der Ressourcen des Unternehmens eingesetzt werden, spricht man hier in der Regel noch nicht von ERP-Systemen. Von ERP spricht man in der Regel erst dann, wenn das System in der Lage ist weitgehend alle Geschäftsprozesse abzubilden. Und genau dies ist sogar einer der häufigsten Gründe für die Neueinführung eines ERP-Systems. Sehr häufig wenn wir Software für einen Kunden implementieren sollen, dann zeigt sich im Laufe der Auftragsklärung dass die gleichen Daten in mehreren Applikationen parallel gepflegt werden müssen. Es gibt dann verschiedene Exporte aus der einen Applikation (als CSV-, Excel- oder Text-Datei) welche dann wiederum in die andere Applikation importiert werden müssen. Oder das ganze wird noch schlichter einfach per Copy & Paste von einer Applikation in die andere übertragen. Das erzeugt viel unnötige Mehrarbeit. Auch macht es einen Überblick über das eigene Unternehmen schwer.
Alle Daten in einer zentralen Datenbank zu verwalten und über eine einheitliche Oberfläche berarbeitbar zu machen ist somit also eines der Ziele von ERP. Dadurch wird beispielsweise ein Update in der Adressverwaltung bei der nächsten Rechnungsstellung im Buchhaltungsmodul gleich automatisch übernommen und die Bestellung eines Produktes über die Website, wird unmittelbar sowohl dem Vertrieb als auch der Buchhaltung mitgeteilt. Man hat alles zentral gespeichert und einen Gesamtüberblick schafft man sich komfortabel durch verschiedene Berichte.
Ein typisches ERP-System umfasst in der Regel folgende Bereiche:
- Waren- und Materialwirtschaft
- Finanz- und Rechnungswesen
- Personalwirtschaft
- Verkauf und Marketing
- Produktion
- Stammdatenverwaltung
Je nach Branche kann das aber auch stark abweichen. Wir haben zum Beispiel für ein Verlagshaus die Verwaltung von Abonnenten und den Online Verkauf von digitalen Artikeln ebenfalls in das ERP-System integriert.
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